14 Prinsip Prinsip Manajemen Perkantoran Menurut Henry Fayol
Prinsip-prinsip manajemen merupakan suatu pedoman dasar tetapi tidak mutlak untuk diterapkan terhadap proses manajemen dalam segala bentuk kegiatannya (top, middle, dan lower management). Sehingga penyimpangan atau kesalahan-kesalahan yang pokok dalam pekerjaan dapat terhindar.
Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol hanya menampilkan garis-garis besarnya saja, di antaranya terdapat 14 (empat belas) prinsip-prinsip umum manajemen yakni :
1. Pembagian Kerja.
Dalam organisasi atau perusahaan yang sudah maju, sebagai akibat dari perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologinya yang menuntut adanya spesialisasi atau pengelompokan tenaga kerja yang teratur dan tepat. Karena spesialisasi orang-orang inilah, maka diperlukan adanya pembagian kerja atau tugas yang sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimilikinya. Sehingga tujuan organisasi yang akan dicapai, menjadi lebih terarah, efektif, dan efisien.
2. Kekuasaan dan Tanggung Jawab.
Dengan adanya pembagian kerja yang baik di dalam organisasi tersebut, sudah tentu dalam pelaksanaannya mereka diberi kekuasaan (wewenang) dan tanggung jawab sebagai kepercayaan dari pihak atasan. Pelimpahan kekuasaan dan tanggung jawab yang dilakukannya itu, tiada lain untuk memudahkan teknik pengawasan agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien.
3. Disiplin.
Peraturan dan disiplin yang diterapkan merupakan pedoman khusus untuk menggerakkan dan mendorong kepatuhan serta kesediaan para pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik, tertib, dan tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan sehingga bisa menghemat waktu. Disiplin harus dilaksanakan secara formal terhadap semua anggota manajemen, tidak boleh dibeda-bedakan.
4. Kesatuan.
Perintah Setiap anggota bawahan hanya mempunyai seorang atasan (pimpinan) langsung, yakni kepada siapa ia akan memberikan laporan dan pertanggungjawabannya, serta dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja. Semua itu perlu untuk kelancaran dalam melaksanakan tugasnya, sehingga tidak membingungkan para bawahan.
5. Kesatuan Pengarahan.
Setiap unit atau satuan tugas organisasi yang mempunyai fungsi dan tujuan yang sama harus dikoordinasikan pada satu arah dan satu rencana. Dalam arti, semua kegiatan, semua sumber dana, pemikiran, kehlian dan kemampuan (bakat) ditunjukkan hanya kepada satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara seefektif dan seefisien mungkin. Sehingga, rencana semula yang telah dirumuskan sasarannya dapat terlaksana dengan sempurna.
6. Mengabdikan Kepentingan Sendiri Kepada kepentingan Umum.
Manusia sebagai unsur pelaksanaan rencana dalam setiap kegiatan organisasi perusahaan, mempunyai andil besar di dalamnya. Oleh karena itu, setiap anggota bawahan diusahakan agar mau diajak untuk lebih mengutamakan kepentingan bersama daripada kepentingan pribadi. Hal ini perlu, disamping untuk menciptakan suatu iklim kerja sama yang baik, juga agar setiap kegiatannya berjalan sesuai dengan rencana bersama.
7. Penggajian Pegawai.
Gaji merupakan pengaruh yang sangat besar terhadap status sosial seseorang. Pembayaran gaji atau upah pegawai harus adil, menarik, dan cukup untuk memenuhi pegawai sendiri maupun kebutuhan keluarganya. Karena, semua itu akan memberikan motivasi (dorongan semangat) yang tinggi kepada setiap pegawai dalam menyumbangkan tenaga dan pikirannya terhadap perkembangan organisasi perusahaan yang bersangkutan.
8. Pemusatan Koordinasi.
Agar para pegawai tidak dibingungkan oleh kesimpangsiuaran dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankannya, perlu adanya pemusatan (Sentralisasi) kekuasaan (wewenang) dalam kelompok tunggal, dan kepemimpinannya diserahkan kepada satu orang pemimpin, tanpa menimbulkan sifatsifat kediktatoran saat menjalankan kepemimpinannya.
Baca Juga:
9. Jenjang Bertingkat.
Agar pembagian tugas-tugas dan kekuasaan dapat terlihat dengan jelas, perlu disusun satuan-satuan tugas organisasi yang bertingkat-tingkat secara vertikal dan horizontal. Sehingga terdapat rantai jenjang bertetangga tiap bagian organisasi hal ini dapat memberikan pedoman dari masa perintah atau instruksi itu diterima dan kepada siapa pertanggungjawaban harus disampaikan. Usahakan agar tingkat-tingkat jenjang organisasinya (seperti pimpinan puncak, kepala bagian, kepala seksi) berjumlah sedikit, sehingga saluran hubungan dari atasan sampai ke bawahan tidak terlampau panjang.
10. Ketertiban.
Keteraturan dan kelancaran kegiatan suatu organisasi sangat penting. Oleh karena itu, setiap anggota pegawai yang terikat dalam kegiatan usaha pencapaian tujuan bersama harus mau mematuhi dan mentaati segala ketentuan-ketentuan yang ada, seperti mematuhi prinsip-prinsip pembagian kerja kesatuan arah, penggajian pegawai, disiplin kerja dsb.
Unit pimpinan tidak boleh memperlakukan pegawai bawahannya dengan semena-mena, tetapi harus adil dan bijaksana seperti mem'PHK (pemutusan hubungan kerja) tanpa alasan yang kuat. Hargailah setiap prestasi pegawai yang dicapainya sebagai karya nyata. Berilah kesempatan mengeluarkan saran/ide, pendapat, kritik dan informasi yang membangun, dalam upaya pengambilan keputusan yang lebih tepat. Tidak ada satu orang pun yang diistimewakan, karena hal itu dapat menimbulkan pertentangan.
12. Stabilitas Kondisi Pegawai.
Manusia sebagai anggota organisasi, dihadapkan kepada keterbatasan-keterbatasan baik dari segi fisik maupun mental. Dari keterbatasan itulah, maka dalam setiap kegitannya pegawai perlu menjaga kestabilan kondisi kerja pegawai, yakni menjaga atau memelihara hubungan yang harmonis diantara sesama anggota, menjaga kesehatan, menjaga keselamatan kerja, dan sebagainya yang dapat menimbulkan kelancaran dan kelangsungan proses kegiatan manajemen.
Baca Juga:
- Jenis Jenis Pekerjaan Kantor.
- Tujuan Manajemen Perkantoran.
- Pengertian Manajemen Perkantoran.
- Pengertian Otomatisasi Perkantoran.
Setiap pimpinan hendaknya selalu menghargai saran-saran, ide atau gagasan, kritik dan informasi yang dikemukakan oleh anggota bawahan. Karena semua itu merupakan suatu prakarsa yang dapat menciptakan cara-cara kerja (pikiran-pikiran) baru yang lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya, sehingga organisasi lebih cepat berkembang.
14. Semangat Kesatuan.
Organisasi merupakan kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik dan lancar, maka perlu pembinaan bimbingan, dan motivasi yang terus menerus terhadap pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan rasa setia para pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan jiwa setia kawan yang tinggi. Dengan rasa kesetiakawanan yang tinggi inilah, lahir suatu tata hubungan yang harmonis diantara sesama anggota, memiliki semangat persatuan-persatuan, senasib sepenaggungan dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan bersama.
